De Europese AI Act verplicht werkgevers om te zorgen dat werknemers voldoende kennis hebben van de AI-systemen. Dat kan door middel van trainingen, maar ook door een op het bedrijf toegesneden AI-beleid. Wat moet u in een dergelijk beleid opnemen? Welke rol speelt de ondernemingsraad bij de invoering van het AI-beleid?
In deze blog leggen wij uit waarom een intern AI-beleid van belang is en bieden we praktische handvatten voor werkgevers bij de inzet van AI op de werkvloer, waarbij ook aandachtspunten met betrekking tot de AVG zijn opgenomen. Tot slot gaan we in op de rol die de ondernemingsraad heeft bij de invoering van AI-systemen en een AI-beleid.
De AI Act verplicht gebruikers van AI om zowel hun werknemers als derden die voor hen werkzaam zijn (hierna gezamenlijk: werknemers) te voorzien van voldoende kennis en vaardigheden met betrekking tot het gebruik van AI-systemen, de zogenaamde AI-geletterdheid. Deze verplichting is op 2 februari 2025 in werking getreden.
Veel werkgevers bieden daarom trainingen voor AI-geletterdheid aan binnen hun organisatie. Tijdens deze trainingen krijgen werknemers inzicht in de werking van AI-systemen en leren zij onderbouwde beslissingen te nemen bij het gebruik ervan.
Een belangrijke aanvulling op deze trainingen is het opstellen van intern AI-beleid. Door middel van dit beleid wordt vastgelegd op welke wijze AI-systemen binnen de onderneming mogen worden gebruikt. Ook kan hierin worden vastgelegd op welke wijze AI wordt ingezet om beslissingen over personen te nemen.
De AI Act onderscheidt AI-systemen op basis van verschillende risiconiveaus. Deze indeling is afhankelijk van de mogelijke gevolgen die het gebruik van het systeem met zich meebrengt.
AI-systemen die binnen ondernemingen worden gebruikt, kunnen vallen onder de categorie hoog risico, als zij aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor werknemers of bedrijfsprocessen op het gebied van onder andere veiligheid, kritieke infrastructuur en persoonsverzekeringen. Voor deze systemen stelt de wet aanvullende eisen, die op 2 augustus 2027 in werking treden. Intern AI-beleid bereidt de organisatie voor op deze aanvullende wettelijke eisen.
Het is van belang dat werknemers zich ervan bewust zijn dat AI-systemen hulpmiddelen zijn en geen vervanging van menselijke besluitvorming. Het gebruik van AI vereist verantwoord handelen; de gebruiker blijft in beginsel eindverantwoordelijk voor de uitkomst.
Bij het opstellen van intern AI-beleid kunnen onder meer de volgende aandachtspunten worden meegenomen:
Zorg ervoor dat werknemers beschikken over ten minste basiskennis van de werking van de AI-systemen die zij gebruiken en van de systemen die gebruikt worden om beslissingen over hen te nemen.
Hoewel AI-systemen steeds geavanceerder worden, kunnen zij fouten maken, last hebben van bias of zogenoemde hallucinaties produceren. Controle van de output en aandacht voor gebruikte bronnen blijft essentieel. Stel daarom regels op voor het controleren van AI-output en het verifiëren van de gebruikte bronnen.
Het verstrekken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van de gegevensverwerking. Zorg voor een duidelijke richtlijn over de anonimisering van persoonsgegevens en voorkom dat deze onnodig worden gedeeld met AI-systemen. Dit geldt ook voor systemen die worden ingezet voor de personeelsadministratie.
Verzeker u ervan dat leveranciers van AI-systemen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit is helemaal van belang als u AI gebruikt voor de verwerking van persoonsgegevens. U blijft namelijk verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens, ook als een ander de verwerking doet.
Leg vast met welk doel AI-systemen worden geïmplementeerd en evalueer periodiek de werking en risico’s van deze systemen.
Neem het AI-beleid in het personeelshandboek of de Code of Conduct.
Voor de invoering van AI-systemen kan het verplicht zijn om eerst het advies of de instemming van de OR te vragen. Bij de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening moet de OR de gelegenheid krijgen om hierover advies uit te brengen. De invoering van een AI-systeem kan hieronder vallen, zeker wanneer deze ingrijpende gevolgen heeft voor de organisatie of de werknemers.
Daarnaast heeft de OR instemmingsrecht wanneer de werkgever AI-systemen wil inzetten bij het uitvoeren van regelingen op het gebied van sociaal beleid. Dit betreft onder andere de personeelsbeoordeling, de verwerking van persoonsgegevens van het personeel of monitoring. In die gevallen mag de werkgever een AI-systeem niet invoeren zonder instemming van de OR.
Bij de invoering van een algemeen AI-beleid zal de ondernemer al snel advies en/of instemming van de OR moeten vragen als het beleid regelingen bevat voor de inzet van AI-systemen. Daarnaast kan een protocol over AI-geletterdheid vallen onder de instemmingsplicht voor regelingen voor de opleiding van personeel.
Heeft u vragen over de juridische gevolgen van het gebruik van AI in uw bedrijf? Wilt u dat wij een AI-beleid voor u opstellen? Zoekt u als ondernemingsraad juridische ondersteuning bij besluiten over het invoeren van AI-systemen in de onderneming? Of heeft u andere vragen over arbeidsrecht of wilt u een geschil aan ons voorleggen? Neem contact met ons op:
De statutair bestuurder heeft minder ontslagbescherming, maar er moet wel een redelijke grond voor het ontslag aanwezig zijn. Anders moet de werkgever een billijke vergoeding betalen. Die kan hoog zijn, zo blijkt uit een recente uitspraak. Waarom moest de werkgever deze vergoeding betalen?
Wilt u weten of u uw onderneming op een bepaald perceel kunt vestigen en aan welke voorwaarden de bebouwing dient te voldoen? Dan is het bestemmingsplan het eerste document dat u moet raadplegen.
Een werknemer die niet goed presteert mag ontslagen worden. Maar dan moet deze wel eerst de kans hebben gekregen om het functioneren te verbeteren door middel van een verbetertraject of PIP. Aan welke eisen moet zo’n traject voldoen?
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij vaststelling, wijziging of intrekking van een beloningssysteem. Is een wijziging van een aandelenregeling een wijziging van het beloningssysteem?
De Tweede Kamer heeft op 16 december 2025 de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen aangenomen. Deze wet maakt het mogelijk om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden. Wat betekent dit voor bestuurders en aandeelhouders van bv’s, nv’s en andere rechtspersonen?
Oproepcontracten hebben zowel voor werkgevers als voor de oproepkrachten veel voordelen. Toch zijn er ook enkele regels waar zij rekening mee moeten houden. Welke zijn dat?
