Heeft u het Webinar “Do’s en don’ts bij de zieke werknemer” gemist? Bekijk hier de opname!

Het monitoren van werknemers: heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?

Publicatiedatum 20 november 2019
Bedrijven kunnen op veel manieren hun personeel controleren. Bijvoorbeeld met toegangspasjes, camerasystemen of de inzet van “mystery guests”. Ook intensievere vormen van digitaal monitoren worden wel gebruikt. Hiervoor is echter de instemming van de ondernemingsraad nodig. Bovendien moet rekening worden gehouden met de privacyrechten van het personeel.

monitoren personeel

Bedrijven kunnen op veel manieren hun personeel controleren. Bijvoorbeeld met toegangspasjes, camerasystemen of de inzet van “mystery guests”. Heeft de ondernemingsraad hier nog iets over te zeggen?

Een extreem voorbeeld van het digitaal monitoren van personeel is het personeelsvolgsysteem dat Vopak om veiligheidsredenen wil invoeren. Het bedrijf slaat vloeibare chemicaliën en brandstoffen op. Vopak wil met elektronische pasjes elke beweging van werknemers en bezoekers volgen. De pasjes registeren onder andere of iemand loopt, ligt of staat en op welke hoogte iemand zich bevindt. Tevens dienen de traceerbare pasjes in de toekomst geluid te registreren. Volgens het bedrijf kunnen zo eerder calamiteiten worden ontdekt.

De centrale ondernemingsraad (COR) maakt zich zorgen om de privacy van het personeel en voert overleg met de directie van Vopak. Wat zijn de rechten van de (centrale) OR?

Instemmingsrecht

Een werkgever moet op grond van de Wet op de Ondernemingsraden instemming van de ondernemingsraad vragen voor besluiten over:

  • regelingen betreffende het verwerken en beschermen van de persoonsgegevens van personeel (artikel 27 lid 1 sub k), en
  • regelingen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel (artikel 27 lid 1 sub l).

Dit betekent dat de OR instemmingsrecht heeft met betrekking tot het vaststellen van een systeem om personeel te monitoren.

Privacy van het personeel

Het monitoren van personeel vereist niet alleen de instemming van de ondernemingsraad, maar dient ook te voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het monitoren van personeel wordt namelijk gezien als het verwerken van persoonsgegevens. De AVG bepaalt onder andere dat er altijd een wettelijke grondslag dient te zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Ook moet de werkgever voldoende beveiligingsmaatregelen nemen en de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Vopak, bijvoorbeeld, stelt zich op het standpunt dat haar personeelsvolgsysteem voldoet aan de AVG, aangezien:

  • Het systeem de veiligheid van haar personeel vergroot (grondslag).
  • Slechts één systeembeheerder kan zien bij welke persoon het pasje hoort (beveiligingsmaatregel).
  • Wanneer een werknemer of bezoeker het terrein verlaat, worden de gegevens gewist. Er wordt slechts een geanonimiseerde back-up bewaard voor het geval een calamiteit moet worden gereconstrueerd (gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk).

Of het personeelsvolgsysteem van Vopak aan alle overige vereisten van de AVG voldoet, is echter de vraag.

Conclusie

Het vaststellen van een systeem om personeel te monitoren is instemmingsplichtig en het personeelsvolgsysteem dient te voldoen aan de vereisten van de AVG. Of dit het geval is, zal per personeelsvolgsysteem moeten worden bekeken.

Meer informatie

Heeft u als OR vragen over het mogen monitoren van personeel? Of twijfelt u als werkgever of u voor het vaststellen van een regeling de instemming van uw ondernemingsraad nodig heeft? Neem dan contact op met een van onze specialisten in privacy, arbeidsrecht en medezeggenschap:

    Deel op social media

    • Ondernemingsraad
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Ondernemingsraad: Inzet ‘Mystery Guests’ instemmingsplichtig?

    16 maart 2017

    Regelingen op het gebied van personeelsbeoordeling zijn instemmingsplichtig. Wanneer is er sprake van zo’n regeling?

    lees verder
    • Ondernemingsraad
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Mag een werkgever in de mailboxen van ondernemingsraadleden kijken?

    10 december 2019

    Leden van de ondernemingsraad hebben het recht om niet benadeeld te worden als zij hun werk als OR-lid doen. Maar mag een werkgever wel in de mailboxen van de OR-leden kijken als hij vermoedt dat de geheimhoudingsplicht geschonden is?

    lees verder
    • ICT, privacy en intellectuele eigendom
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Is uw personeelsadministratie klaar voor de AVG?

    23 mei 2018

    Eind deze week, op 25 mei 2018, treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Die heeft niet alleen gevolgen voor uw website of webwinkel, maar ook voor uw personeelsadministratie. Is die al klaar voor de AVG?

    lees verder
    • Ondernemingsraad
    • Ondernemingsrecht

    Wet bestuur en toezicht rechtspersonen: wat verandert er?

    23 juni 2021

    Op 10 november 2020 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen aangenomen. Dit heeft gevolgen voor alle verenigingen en stichtingen, maar vooral voor non-profitorganisaties. Bent u als bestuurder van een sportvereniging nu eerder aansprakelijk? Moet u aan extra eisen voldoen als u in de raad van toezicht van een school zit?

    lees verder
    • Retail
    • Arbeidsrecht en ontslag

    17 juni 2021: Webinar “Do’s en don’ts bij de zieke werknemer”

    17 juni 2021

    Heeft u het webinar gemist? Bekijk dan de opname hiervan! Als uw werknemer zich ziek meldt, roept dit tal van lastige vragen op. Wat zijn uw re-integratieverplichtingen tijdens de ziekteperiode? Wat mag u – met het oog op privacywetgeving – wel en niet noteren over uw zieke werknemer? Tijdens het webinar op 17 juni 2021 gaven wij een praktische toelichting op deze en andere vragen.

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Ontslag zieke statutair bestuurder

    17 juni 2021

    Een zieke werknemer mag niet worden ontslagen. Een werknemer die weet dat ontslag dreigt, kan echter niet daaraan ontkomen door zich ziek te melden. Maar wanneer weet de werknemer dat dit het geval is? Die vraag stond centraal bij de rechtszaak over het ontslag van de CFO van de Volksbank.

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Let op met de werkgeversverklaring!

    14 juni 2021

    Voor het sluiten van een hypotheek of een huurcontract vragen de bank of de verhuurder vaak om een werkgeversverklaring. Zo’n verklaring kan onbedoelde gevolgen hebben voor de werkgever. Waarop moet u letten?

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Wettelijk minimumloon per 1 juli 2021

    2 juni 2021

    De hoogte van het wettelijk minimumloon verandert per 1 juli 2021. Wat zijn de nieuwe bedragen?

    lees verder