Reinier adviseert nationale en internationale bedrijven
reinier.russell@russell.nl +31 20 301 55 55Sinds kort hebben veel verenigingen een continuïteitscommissie. Wat is een continuïteitscommissie en waarom is het instellen van zo’n commissie aan te raden ook voor stichtingen en met name ANBI’s?
Per 1 juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen in werking getreden. Deze wet verplicht stichtingen en verenigingen om een regeling te hebben voor ontstentenis en belet van bestuurders en commissarissen. Stichtingen en verenigingen, waaronder goede doelen, moeten deze regeling in de statuten opnemen bij hun eerstvolgende statutenwijziging. De regeling bevat de wijze waarop in de uitoefening van taken en bevoegdheden (voorlopig) wordt voorzien bij ontstentenis of belet van alle bestuurders. Indien er een Raad van Commissarissen (bij een stichting vaak een Raad van Toezicht) bestaat, geldt voor deze hetzelfde.
Bij ontstentenis is een bestuurder niet langer in staat zijn functie te vervullen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij overlijden of ontslag. Bij belet is een bestuurder tijdelijk niet in staat om zijn functie te vervullen, door bijvoorbeeld langdurige ziekte of schorsing. In welke gevallen sprake is van belet kan nader worden omschreven in de statuten.
Indien alle bestuurders, tijdelijk dan wel permanent, niet in staat zijn om hun functie uit te oefenen, zit de stichting in feite zonder bestuur. De ontstentenis- en beletregeling is een tijdelijke maatregel. Bij een langdurige periode van ontstentenis of belet moeten nieuwe bestuurders worden aangesteld.
Een van de mogelijkheden om de ontstentenis- en beletregeling in te vullen is het instellen van een continuïteitscommissie. Een continuïteitscommissie zijn een of meer mensen die het bestuur tijdelijk vervangen in geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders. Hierdoor loopt de besluitvorming en daarmee de continuïteit van de stichting of vereniging geen vertraging op.
De continuïteitscommissie moet worden vastgelegd in de statuten. Voor het vastleggen van een wijziging van statuten is een notaris vereist. Om te voorkomen dat deze procedure vaak moet worden doorlopen, moet de formulering van een ontstentenis- en beletregeling, zoals de continuïteitscommissie, dan ook toekomstbestendig zijn. In zo’n bepaling regelt u vooral dat de commissie er is en dat deze dezelfde bevoegdheden als de bestuurders heeft.
Hoeveel leden de commissie heeft en hoe deze worden aangesteld kan in de statuten worden vastgelegd, maar dat kan ook in het huishoudelijk reglement gebeuren. Indien zaken niet in de statuten, maar in een reglement worden geregeld, is het aan te raden in de statuten naar het betreffende onderdeel van het reglement te verwijzen.
Bij een vereniging zal de Algemene Leden Vergadering (ALV) de commissieleden benoemen. Een stichting heeft geen ALV, hier zal het bestuur de commissie benoemen. Denk bij de samenstelling ook aan vereisten zoals het hebben van bepaalde vaardigheden of bekendheid met de gang van zaken binnen de vereniging of stichting. Zo kan er voor worden gekozen om de continuïteitscommissie te laten bestaan uit de voorzitters van een aantal bestaande commissies. Bij een vereniging met leden kunnen bestuurlijke vaardigheden zwaar wegen, terwijl bij een vermogensfonds ervaring met financieel beheer een belangrijke overweging zal zijn. Het is dan ook een goede optie om met het bestuur van een vergelijkbaar fonds af te spreken dat de besturen elkaars continuïteitscommissie zullen zijn.
Het is belangrijk om te zorgen dat de continuïteitscommissie snel de zaken kan overnemen. Het bestuur doet er daarom goed aan de commissie op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie. Ook is het verstandig om te kijken of de commissieleden nog steeds geschikt zijn om tijdelijk het bestuur waar te nemen. Dit kan bijvoorbeeld door een jaarlijks evaluatiemoment vast te stellen. Vergeet ook niet om een regeling op te nemen voor de vervanging en het ontslag van commissieleden. Dit kan in de statuten, maar ook in een reglement.
Naast de continuïteitscommissie zijn er tal van andere ontstentenis- en beletregelingen mogelijk. De wet geeft hierin veel vrijheid. Zo kan er zelfs per bestuurder of commissaris gekozen worden voor een verschillende regeling. Hieraan zijn echter wel grenzen gesteld. Zo moet het bestuur bij ANBI-stichtingen en -verenigingen uit minimaal drie bestuurders bestaan.
Er kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een regeling voor het aanstellen van tijdelijke bestuurders. Bij een vereniging is de ALV het orgaan om hierover een besluit te nemen. Het nadeel is wel dat er vaak veel tijd overheen gaat om de vervangende bestuurders aan te stellen, terwijl het noodzaak is om de bestuurstaken zo snel mogelijk op te vangen. Zeker bij een stichting is deze route lastig, aangezien het bestuur het aangewezen orgaan is om hierover te besluiten, maar dat is juist in deze situatie uitgeschakeld.
Een andere mogelijkheid voor een ontstentenis- en beletregeling is dat de Raad van Commissarissen (RvC) de bestuurstaken overneemt. De toezichthoudende taken van de RvC zullen door die commissarissen dan moeten worden neergelegd, om belangenverstrengeling te voorkomen. Let op dat deze regeling zal zorgen voor het belet van commissarissen en dat daarmee het probleem in feite wordt verschoven. Een voordeel van deze regeling is echter dat de commissarissen door hun bekendheid met de organisatie snel de lopende zaken zullen kunnen oppakken.
Het is van belang om goed na te denken over een ontstentenis- en beletregeling. Er zijn namelijk veel mogelijkheden en het vereist daarom een zorgvuldige afweging daarvan om te zorgen voor een regeling die het beste aansluit bij de wensen en de belangen van uw organisatie.
Bent u een bestuurder of toezichthouder van een vereniging of stichting en wilt u juridisch advies over een ontstentenis- en beletregeling? Of bent u lid van een continuïteitscommissie en wilt u weten hoe het zit met uw bevoegdheden en mogelijke aansprakelijkheid? Wij zijn u graag van dienst, ook bij andere vragen of geschillen bij het bestuur van een vereniging of stichting. Neem contact met ons op:
Ruim een kwart van de bedrijven is nog niet klaar voor de ESG-rapportage, de duurzaamheidsverslaggeving die vanaf 2025 verplicht is. Aan welke regels moeten ondernemingen gaan voldoen? En welke eisen gelden nu al?
Het wordt nog makkelijker om in Nederland een bedrijf te starten. Vanaf 1 januari 2024 kan het oprichten van een bv geheel online. Wat verandert er?
De WHOA maakt het makkelijker voor een bedrijf dat failliet dreigt te gaan om een faillissement te voorkomen. Dat kan door een bindend akkoord met alle schuldeisers, ook als zij niet allemaal met het akkoord instemmen. Welke rechten hebben schuldeisers in de WHOA-procedure?
Functiebenamingen als algemeen directeur, CEO, bestuurder en gevolmachtigde directeur komen veel voor. Juridisch gezien zijn er maar twee functies te onderscheiden. Wat zijn de verschillen en wie mag wat? En wat zijn de gevolgen bij ontslag van een bestuurder?
Fraud causes billions in damages each year. Companies face, for example, fraudulent contracting parties, directors and employees. The management and supervisory board might play the most important role in a company when it comes to fraud prevention. In this newsletter we will give them some legal tools to prevent fraud.
Company directors and company owners are more than ever reliant on assets such as a company’s brand name, patented inventions, trade secrets, customer data base and skillful employees. Yet, all too often, when faced with a potential infringement or misappropriation, companies find themselves woefully underprepared in terms of risk management. This may prove highly detrimental to the company’s best interests.
