Heeft u het Webinar “Do’s en don’ts bij de zieke werknemer” gemist? Bekijk hier de opname!

Mag een werkgever in de mailboxen van ondernemingsraadleden kijken?

Publicatiedatum 10 december 2019
Soms mag de werkgever in de mailbox van OR-leden kijken. Dan moet er wel aan twee strenge voorwaarden worden voldaan: (1) er moet sprake zijn van een zwaarwegend belang bij de werkgever en (2) het onderzoek mag geen grotere inbreuk maken op de rechten van de OR-leden dan voor het onderzoek strikt noodzakelijk is.

mailbox

De Rechtbank Limburg heeft recent een uitspraak gedaan over de vraag of een werkgever onderzoek mag doen in mailboxen bij een mogelijke schending van de geheimhoudingsplicht door ondernemingsraadleden. Volgens de rechter had de werkgever geen onderzoek mogen laten doen in de mailboxen van ondernemingsraadleden.

Geheimhoudingsplicht ondernemingsraad

Leden van de ondernemingsraad hebben op grond van artikel 20 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) een wettelijk vastgelegde geheimhoudingsplicht. Dit houdt in dat zij zaken- en bedrijfsgeheimen alsook aangelegenheden waarvan zij moeten begrijpen dat deze een vertrouwelijk karakter hebben, niet openbaar mogen maken.

Benadelingsverbod ondernemingsraad

Op grond van artikel 21 van de WOR geldt een benadelingsverbod voor leden van een ondernemingsraad. Dit betekent dat zij in vrijheid en zonder angst voor nadelige gevolgen hun taak als ondernemingsraadlid moeten kunnen uitvoeren. Ondernemingsraadleden mogen niet benadeeld worden, omdat zij betrokken zijn bij medezeggenschapsactiviteiten.

Schending geheimhoudingsplicht

De zaak bij de Rechtbank Limburg gaat over de ondernemingsraad van de gemeente Maastricht. De ondernemingsraadleden zijn dus ambtenaren. Naast de geheimhoudingsplicht op grond van de WOR, hebben de ondernemingsraadleden daarom ook een ambtsgeheim.

De gemeente Maastricht heeft een conflict met de OR over plannen voor samenwerking met andere gemeenten. Van een vertrouwelijk overleg met die gemeenten zijn conceptnotulen opgemaakt. Deze conceptnotulen zijn niet openbaar, ook niet voor de ondernemingsraad. In de definitieve notulen van het overleg zijn vervolgens enkele passages uit de conceptnotulen weggelaten.

De ondernemingsraad confronteert de burgemeester echter met een van de weggelaten passages uit de conceptnotulen. Ook de vakbonden FNV en CNV blijken op de hoogte te zijn van de conceptnotulen en plaatsen de omstreden passage in een nieuwsbrief.

Werkgever kijkt in mailbox OR-leden

Een bedrijfsrecherchebureau verricht vervolgens in opdracht van de gemeente een uitvoerig onderzoek naar wie de concept-notulen heeft gelekt en wie deze verder heeft verspreid. Hierbij doorzoeken ze ook de mailboxen van alle ondernemingsraadleden. Mag dit?

Was het onderzoek nodig en proportioneel?

Nee, oordeelt de rechtbank:

  • De ondernemingsraadleden zijn voortdurend transparant geweest over de wijze waarop zij de beschikking hebben gekregen over het betreffende stuk. Al voor het onderzoek was duidelijk dat niemand van hen het oorspronkelijke lek was.
  • Er bestond geen aanleiding te vermoeden dat een van de ondernemingsraadleden het stuk buiten de gemeente had verspreid.
  • Het doel van het onderzoek lijkt meer gericht te zijn geweest op het tegengaan van verdere verspreiding en het beperken van negatieve gevolgen van de conceptnotulen, dan op het achterhalen van de ambtenaar die gelekt heeft. De gemeente besloot namelijk in eerste instantie namelijk geen onderzoek in te stellen en ging pas laat tot actie over “omdat het maar niet ophield”.
  • Het onderzoek is in strijd met het benadelingsverbod voor leden van een ondernemingsraad. De OR-leden hebben de conceptnotulen namelijk gebruikt in het kader van hun verantwoordelijkheid als OR-lid.

Het belang van de OR bij vertrouwelijke informatie-uitwisseling tussen de OR-leden dient daarom zwaarder te wegen dan het belang van de gemeente bij het achterhalen van degenen die de conceptnotulen gelekt en verspreid hebben. Het onderzoek had beperkt moeten worden tot de mailboxen van een zeer klein aantal personen, waaronder geen ondernemingsraadleden. De opzet, omvang en wijze van het onderzoek zijn disproportioneel.

Wanneer mag een werkgever de mailboxen van OR-leden onderzoeken?

Uit de zaak van de rechtbank Limburg blijkt dat OR-leden niet zijn gevrijwaard van een onderzoek naar het schenden van een geheimhoudingsverplichting. Er moet echter in ieder geval aan twee voorwaarden worden voldaan:

  1. Er is sprake van een zwaarwegend belang bij de werkgever.
  2. Het onderzoek mag geen grotere inbreuk maken op de rechten van de ondernemingsraadleden dan voor het onderzoek noodzakelijk is.

In bovengenoemde zaak was van geen van beide sprake.

Vragen?

Heeft u vragen over het instellen van een ondernemingsraad voor uw onderneming? Wilt u meer weten over uw plichten als ondernemer jegens de ondernemingsraad of de rechten en plichten van de ondernemingsraad? Of heeft u andere vragen met betrekking tot de ondernemingsraad? Neem dan contact met ons op:

    Deel op social media

    • ICT, privacy en intellectuele eigendom
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Is uw personeelsadministratie klaar voor de AVG?

    23 mei 2018

    Eind deze week, op 25 mei 2018, treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Die heeft niet alleen gevolgen voor uw website of webwinkel, maar ook voor uw personeelsadministratie. Is die al klaar voor de AVG?

    lees verder
    • ICT, privacy en intellectuele eigendom
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Vingerafdrukken van werknemers gebruiken: mag dat?

    12 december 2019

    Als werkgever wilt u uw bedrijf en bedrijfsgegevens zo goed mogelijk beschermen. Dit kan bijvoorbeeld door werknemers slechts toegang te verlenen tot de computer, kassa of het bedrijfspand door hun vingerafdruk. Maar mag dat na de invoering van de AVG wel?

    lees verder
    • Ondernemingsraad
    • Ondernemingsrecht

    Wet bestuur en toezicht rechtspersonen: wat verandert er?

    23 juni 2021

    Op 10 november 2020 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen aangenomen. Dit heeft gevolgen voor alle verenigingen en stichtingen, maar vooral voor non-profitorganisaties. Bent u als bestuurder van een sportvereniging nu eerder aansprakelijk? Moet u aan extra eisen voldoen als u in de raad van toezicht van een school zit?

    lees verder
    • Retail
    • Arbeidsrecht en ontslag

    17 juni 2021: Webinar “Do’s en don’ts bij de zieke werknemer”

    17 juni 2021

    Heeft u het webinar gemist? Bekijk dan de opname hiervan! Als uw werknemer zich ziek meldt, roept dit tal van lastige vragen op. Wat zijn uw re-integratieverplichtingen tijdens de ziekteperiode? Wat mag u – met het oog op privacywetgeving – wel en niet noteren over uw zieke werknemer? Tijdens het webinar op 17 juni 2021 gaven wij een praktische toelichting op deze en andere vragen.

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Ontslag zieke statutair bestuurder

    17 juni 2021

    Een zieke werknemer mag niet worden ontslagen. Een werknemer die weet dat ontslag dreigt, kan echter niet daaraan ontkomen door zich ziek te melden. Maar wanneer weet de werknemer dat dit het geval is? Die vraag stond centraal bij de rechtszaak over het ontslag van de CFO van de Volksbank.

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Let op met de werkgeversverklaring!

    14 juni 2021

    Voor het sluiten van een hypotheek of een huurcontract vragen de bank of de verhuurder vaak om een werkgeversverklaring. Zo’n verklaring kan onbedoelde gevolgen hebben voor de werkgever. Waarop moet u letten?

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Wettelijk minimumloon per 1 juli 2021

    2 juni 2021

    De hoogte van het wettelijk minimumloon verandert per 1 juli 2021. Wat zijn de nieuwe bedragen?

    lees verder
    • Expats
    • Arbeidsrecht en ontslag

    The Netherlands: Gateway to Europe

    3 mei 2021

    The Netherlands likes to present itself as “the gateway to Europe.” And not without reason: excellent travel connections (Schiphol Amsterdam Airport and Rotterdam Seaport) and a highly educated population speaking several languages.

    lees verder