De ondernemingsraad in gesprek met de ondernemer

De ondernemer en de ondernemingsraad moeten tenminste twee maal per jaar met elkaar overleggen. Hoe kan de OR zorgen voor een effectief overleg?

Ten minste twee maal per jaar dient een overlegvergadering plaats te vinden, waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken (artikel 24 Wet op de ondernemingsraden, hierna: “WOR”). Hierbij zijn de ondernemer, de ondernemingsraad en eventuele bestuurders van de moedermaatschappij en/of commissarissen of niet-uitvoerende bestuurders verplicht aanwezig. Hoe bewerkstellig je als ondernemingsraad een doeltreffend overleg?

Het belang van het overleg

Een overlegvergadering kan op verzoek van de ondernemer of de ondernemingsraad plaatsvinden (artikel 23 WOR). Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het plaatsvinden van een overlegvergadering. De agenda bevat de onderwerpen die door de ondernemer of de OR bij de secretaris van de vergadering (meestal de secretaris van de OR) zijn aangemeld.

Welke onderwerpen worden besproken in een overlegvergadering over de algemene gang van zaken?

• De ondernemer dient in ieder geval mededeling te doen van de advies- en instemmingsplichtige besluiten die hij in voorbereiding heeft. Daarbij worden afspraken gemaakt over wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad wordt betrokken bij de besluitvorming. Zo kan de ondernemingsraad nooit overrompeld worden door een onverwachte aanvraag.
• Er wordt teruggeblikt op de samenwerking en de ontwikkelingen in de voorafgaande periode. De ondernemer dient in dit kader informatie te verstrekken omtrent onder andere de werkzaamheden en resultaten van de onderneming. Ook dient de ondernemer informatie te verstrekken omtrent de in de onderneming op basis van een uitzendovereenkomst werkzame personen en de arbeidsvoorwaardelijke regelingen van de medewerkers van de onderneming.
• Verder doet de ondernemer mededeling van zijn verwachtingen ten aanzien van de ontwikkeling van de personeelsbezetting, van het door hem te voeren sociale beleid en het aantal op basis van een uitzendovereenkomst werkzame personen in de onderneming in het komende jaar. De ondernemingsraad kan zo fungeren als strategische gesprekspartner voor de aanwezige partijen.
• Ook wordt in grote lijnen de ondernemingsvisie en –strategie besproken. In het kader hiervan, dient de ondernemer onder meer de financiële informatie te verstrekken, zoals de jaarrekening en het jaarverslag.

Het belang van deze overlegvergaderingen is aldus gelegen in het terugblikken naar de afgelopen periode, het bespreken van de grote lijnen en het als ondernemer en OR gezamenlijk vooruitkijken.

Zorg voor dialoog!

Het gebrek aan het hebben van een concrete agenda of het informeren van de ondernemingsraad voorafgaand aan het overleg, leidt vaak tot een monoloog van de ondernemer tijdens de overlegvergadering. Er zijn een aantal manieren voor de OR om dit te voorkomen en juist de dialoog op gang te brengen:

• Zorg dat er een agenda wordt vastgesteld en vraag deze van tevoren op. De ondernemingsraad kan dan vooraf bepalen welke onderwerpen prioriteit hebben, welke rol de OR daarin op zich wil nemen en wanneer betrokkenheid van de OR wenselijk is;
• Onderzoek voorafgaande aan het overleg wat de standpunten van de achterban zijn over een bepaalde ontwikkeling of een actueel onderwerp en bespreek deze tijdens het overleg. Zo wordt voor de ondernemer duidelijk of er draagvlak bestaat voor zijn voorgenomen besluiten;
• Bereid eigen voorstellen en de standpunten daarin voor, zorg dat deze punten in de agenda worden opgenomen en bespreek deze tijdens het overleg;
• Bespreek tijdens het overleg actualiteiten en laat ruimte voor het opwerpen van ideeën van de ondernemingsraad, bijvoorbeeld door middel van het inplannen van een rondvraag in de agenda.

Trek na afloop van het overleg gezamenlijke conclusies en maak goede vervolgafspraken over de wijze waarop de OR in het vervolg betrokken wordt. Het verdient daarbij aanbeveling om tijdens de overlegvergadering notulen op te stellen, zodat hier achteraf naar kan worden teruggegrepen. Er dient bovendien een kort verslag van de overlegvergadering te worden opgesteld voor de achterban. Dit verslag van de overlegvergadering behoeft goedkeuring van de ondernemer en de ondernemingsraad.

Conclusie

Voor alle betrokken partijen is het nuttig een efficiënte en doeltreffende overlegvergadering te realiseren. Elke gesprekspartner heeft zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Door de dialoog op gang te brengen, kan worden gezorgd voor een breed draagvlak voor het beleid van de ondernemer, waarin alle belangen zijn meegenomen. De ondernemingsraad kan op verschillende manieren ervoor zorgen dat er een doeltreffend overleg plaatsvindt. Zo kan de OR bijdragen aan het vaststellen van een agenda, deze agenda vooraf opvragen en zich voorbereiden op de agendapunten, eigen voorstellen voorbereiden en ideeën opwerpen tijdens de vergadering.

Lees voor inhoudelijke discussies met de ondernemer ook onze 7 tips om als ondernemingsraad serieus te worden genomen door de ondernemer.

Advocaat ondernemingsraad

Heeft u vragen naar aanleiding van het bovenstaande? Neem dan gerust contact met ons op!