De zieke werknemer en zijn privacy

Publicatiedatum 16 oktober 2017
Als uw werknemer ziek is, wilt u als werkgever weten wat er aan de hand is en hoe lang u uw werknemer moet missen. Maar hoe zit het met de privacy van de werknemer? Wat mag u vragen en wat niet?

persoonsgegevens - ubo

De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid verboden is. Met de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in mei 2018 zullen deze regels nog meer aangescherpt worden. De gevolgen hiervan zijn meer administratie, strenger toezicht door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en hoge boetes tot 20 miljoen euro of – als dat hoger uitkomt – 4% van de wereldwijde omzet.

Wat mag u als werkgever registreren over de zieke werknemer?

U mag als werkgever gegevens over de gezondheid van zieke werknemers verwerken die noodzakelijk zijn om het recht op loondoorbetaling bij ziekte vast te stellen. Daarnaast gaat het om gegevens die van belang zijn voor het opstellen van het re-integratiedossier. Voor het vaststellen van het recht op loondoorbetaling is niet nodig dat de werkgever de aard en oorzaak van de ziekte kent. Dat hoeft de werknemer dus ook niet te melden.

Onder de registratie vallen gegevens als:

  • telefoonnummer en (verpleeg)adres waarop werknemer verblijft tijdens ziekte;
  • vermoedelijke duur van het verzuim;
  • lopende afspraken en werkzaamheden;
  • valt de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet?
  • houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval?
  • is er sprake van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is? Dit in verband met het regresrecht (verhalen loonkosten op deze derde).

Indien de werknemer langer ziek is, zal deze worden begeleid door een arbodienst en/of bedrijfsarts. In verband met de verzuimbegeleiding en re-integratie van de werknemer mag de bedrijfsarts onder andere de volgende gegevens delen met de werkgever.

  • mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
  • verwachte duur van het verzuim;
  • werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel in staat is;
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De werkgever mag deze laatste gegevens ook verwerken.

Wat mag u als werkgever niet registreren?

De gegevens die door de werkgever rechtmatig van de bedrijfsarts zijn verkregen mogen worden vastgelegd. Alle mogelijke overige gegevens over de gezondheid van werknemers zijn voor de werkgever niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting en re-integratie/verzuimbegeleiding. Die mogen daarom niet worden geregistreerd. Het gaat dan om zaken als:

  • diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
  • eigen subjectieve waarnemingen van de bedrijfsarts, zowel geestelijk als lichamelijk;
  • gegevens over therapieën, afspraken met deskundigen;
  • overige problemen van de werknemer uit het heden of verleden.

Toestemming door werknemer

In de Algemene verordening gegevensbescherming staat een uitzondering dat gegevens verwerkt mogen worden met toestemming van de werknemer. Met deze uitzondering moet een werkgever terughoudend zijn. De werknemer moet toestemming geven voor het verwerken van specifieke gegevens. Daarnaast heeft de werkgever een zware administratieplicht en de toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

Ook krijgen werknemers straks het recht om van de organisatie hun persoonsgegevens in een standaardformaat te ontvangen. Dit heet het recht op dataportabiliteit. Dit is bijvoorbeeld de identiteit van de werknemer en gegevens die nodig zijn voor salarisadministratie.

Wat betekent dit voor u?

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of organisaties zich in de praktijk houden aan de nieuwe privacywetgeving. U zult aan moeten tonen met documenten dat u de juiste organisatorische en technische maatregelen hebt getroffen om aan de AVG te voldoen. Wij helpen u graag door de opzet van uw administratie te toetsen aan de nieuwe regels. Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog, neem dan contact met ons op:

    Deel op social media

    • Arbeidsrecht en ontslag

    Equality in the workplace: Taking care of female employees

    21 oktober 2021

    Werkgevers moeten hun personeel gelijk behandelen. Om die gelijke behandeling op de werkplek te realiseren moeten zij echter wel rekening houden met genderverschillen. Waar moeten werkgevers op letten als zij voor een bedrijfscultuur willen zorgen waarbij iedereen zich prettig voelt? Wat zijn de rechten van zwangere werkneemsters en van personeelsleden met kinderen? Onze advocaten Priscilla de Leede en Eileen Pluijm beantwoorden deze vragen in hun bijdrage aan Lady Justice, het magazine van de Women Lawyers Section van Primerus.

    lees verder
    • Ondernemingsraad
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Ondernemingsraad: Coronamaatregelen en verplichte vaccinaties

    11 oktober 2021

    Welke rechten heeft de OR ten aanzien van de coronamaatregelen binnen de onderneming? En welke rol speelt de OR als het gaat om de (on)mogelijkheid van verplichte vaccinatie tegen het coronavirus?

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Personeel: Wat betekent het uitstel van de handhaving van de Wet DBA voor opdrachtgevers en zzp’ers?

    4 oktober 2021

    De handhaving van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties blijft uitgesteld tot er een nieuw kabinet komt. Wat betekent dit voor u als opdrachtgever of zzp’er?

    lees verder
    • Retail
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Questions and challenges during COVID-19: Dutch employment law, tenancy law and contract law

    13 september 2021

    In this article, we will discuss several questions and challenges in the field of Dutch employment law, tenancy law and contract law during COVID-19.

    lees verder
    • ICT, privacy en intellectuele eigendom
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Uberchauffeur is werknemer, geen zelfstandige

    13 september 2021

    Volgens de Rechtbank Amsterdam zijn Uber-chauffeurs werknemers. Zij vallen daarom onder de CAO-taxivervoer met alle daaraan verbonden rechten en plichten. Hoe is de rechtbank tot dit oordeel gekomen? En wat betekent dit voor andere vormen van platformwerk?

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Hoe staat het ervoor met de Wet DBA: een update

    9 september 2021

    Het kabinet doet een nieuw voorstel om meer duidelijkheid te geven over wie werknemer en wie zelfstandige is. Wat houdt deze Wet minimumbeloning zelfstandigen en zelfstandigenverklaring in?

    lees verder
    • Ondernemingsrecht

    Is een managementovereenkomst een arbeidsovereenkomst of een opdrachtovereenkomst?

    26 augustus 2021

    Hebben de nieuwe regels van de Hoge Raad voor het beoordelen van arbeidsovereenkomsten ook gevolgen voor de managementovereenkomst? De rechtspraak is er nog niet uit. Dat blijkt uit uitspraken van het Hof Arnhem-Leeuwarden en de Rechtbank Midden-Nederland over de managementovereenkomst van de CFO van de Volksbank.

    lees verder
    • Arbeidsrecht en ontslag

    Ontslag zieke statutair bestuurder

    11 augustus 2021

    Een zieke werknemer mag niet worden ontslagen. Een werknemer die weet dat ontslag dreigt, kan echter niet daaraan ontkomen door zich ziek te melden. Maar wanneer weet de werknemer dat dit het geval is? Die vraag stond centraal bij de rechtszaak over het ontslag van de CFO van de Volksbank.

    lees verder