Ontslag wegens disfunctioneren: 7 stappen voor werkgevers

Als werkgevers het dienstverband van een werknemer willen beëindigen wegens disfunctioneren, moeten ze een aantal stappen nemen voordat ze dit mogen doen. Welke stappen moeten ze ondernemen?

De Nederlandse wet vereist dat werkgevers een gestructureerd proces volgen voordat ze een werknemer ontslaan wegens slecht functioneren. Het doel is om de werknemer een echte kans te geven om zich te verbeteren. Als werkgever kunt u een arbeidsovereenkomst niet onmiddellijk beëindigen zonder de werknemer eerst de kans te geven om de problemen met diens functioneren aan te pakken. In dit artikel leest u wat u moet weten over het ontslagproces en de rechten van de werknemer.

Het ontslagproces bij disfunctioneren

Wanneer u als werkgever overweegt om een werknemer te ontslaan wegens disfunctioneren, moet u eerst kijken of u de verschillende stappen heeft genomen die een dergelijke beslissing kunnen rechtvaardigen:

1.    Eerste waarschuwing en feedback

Het proces begint ermee dat u zowel mondeling als schriftelijk specifieke punten van zorg over de prestaties van de werknemer aan de orde stelt. Deze feedback moet duidelijk aangeven op welke gebieden verbetering nodig is. Het doel is om constructief te zijn, zodat u een duidelijk beeld geeft van uw verwachtingen en de werknemer later niet voor verrassingen komt te staan.

2.    Beoordeling van prestatieproblemen en ondersteuning

Voordat u over kunt gaan tot het geven van ontslag, moet u bevestigen dat er een echt functioneringsprobleem is op basis van de actuele vereisten voor de functie van de werknemer. U dient hierbij ook na te gaan of inadequate training of slechte werkomstandigheden hebben bijdragen aan het disfunctioneren. Als dat zo is, moet u ondersteuning bieden, zoals extra training of aanpassingen. Als gezondheidsproblemen of een handicap van de werknemer het functioneren beïnvloeden, vereist de Nederlandse wet aanpassingen om de werknemer te helpen diens functie te vervullen.

3.    Maak een prestatieverbeteringsplan (PIP)

Als de functioneringsproblemen aanhouden, is de volgende stap een gestructureerd PIP. Dit plan moet de volgende onderdelen duidelijk vastleggen:

• Doelen: specifieke verbeteringen die nodig zijn met voorbeelden daarvan.
• Tijdlijn: een redelijk tijdsbestek om deze doelen te bereiken. Dit kan enkele maanden zijn en is onder andere afhankelijk van de duur van het dienstverband.
• Ondersteuning: eventuele training, begeleiding of middelen die zullen worden verstrekt.
• Gevolgen: duidelijke gevolgen als de doelen niet gehaald worden.

Tijdens de periode waarin het PIP van toepassing is, moet u als werkgever de vooruitgang van de werknemer regelmatig evalueren. Feedback moet u vastleggen. Indien nodig moet u het plan aanpassen om de werknemer een betere kans van slagen te geven.

4.    Formele waarschuwing

Als de vooruitgang onvoldoende blijft, kunt u de werknemer een formele schriftelijke waarschuwing geven. Dit kan een laatste stap zijn vóór ontslag en moet duidelijk maken wat de gevolgen zullen zijn als de prestaties niet verbeteren. Het dient als een laatste kans om aan de vereiste normen te voldoen.

5.    Laatste functioneringsgesprek

Aan het einde van de looptijd van het PIP houdt u een eindevaluatiegesprek met de werknemer om te beoordelen of de vereiste verbeteringen zijn bereikt. Tijdens deze vergadering beoordeelt u de algemene vooruitgang en bepaalt u of de prestaties nu op een aanvaardbaar niveau zijn. Als de prestaties niet het vereiste niveau hebben bereikt, kunt u ontslag overwegen.

6.    Alternatieve functies

Voordat u overgaat tot ontslag, moet u nagaan of er alternatieve functies binnen de organisatie zijn die aansluiten bij de vaardigheden en kwalificaties van de werknemer. Als er vacatures zijn en de werknemer is geschikt voor een daarvan, met of zonder aanvullende training, bent u wettelijk verplicht om de werknemer over te plaatsen naar zo’n functie.

7.    Beëindiging door kantonrechter of vaststellingsovereenkomst

Als het functioneren een probleem blijft en er geen passende functies beschikbaar zijn, kunt u ontbinding van de arbeidsovereenkomst vorderen bij de kantonrechter. Deze zal beoordelen of u de juiste procedures heeft gevolgd en voldoende onderbouwing heeft gegeven. Als de rechter hiervan overtuigd is, kan deze het ontslag goedkeuren.

Als alternatief voor de kantonrechter kiezen veel werkgevers en werknemers ervoor om de zaak op te lossen met een vaststellingsovereenkomst. Hier zijn een paar elementen waar u op moet letten in een vaststellingsovereenkomst:

• De overeenkomst moet bevestigen dat het ontslag is geïnitieerd door de werkgever zonder schuld van de werknemer, zodat de werknemer recht heeft op een werkloosheidsuitkering (WW).
• Bij het vaststellen van de ontslagdatum moet u rekening houden met de wettelijke opzegtermijn of een langere opzegtermijn, indien dit is afgesproken in de arbeidsovereenkomst. De wettelijke opzegtermijn wordt bepaald door de lengte van het dienstverband van de werknemer:
  • minder dan 5 jaar: één maand opzegtermijn;
  • 5 jaar of meer, maar minder dan 10 jaar: twee maanden opzegtermijn;
  • 10 jaar of meer, maar minder dan 15 jaar: drie maanden opzegtermijn;
  • 15 jaar of meer: vier maanden opzegtermijn.
• De ontslagvergoeding zal doorgaans ten minste overeenkomen met de wettelijke transitievergoeding, die een derde van het maandsalaris per dienstjaar bedraagt.
• Werkgevers vergoeden vaak de juridische kosten voor het beoordelen van de vaststellingsovereenkomst, zodat werknemers zonder extra kosten advies kunnen inwinnen.

Advocaat arbeidsrecht en ontslag

Heeft u vragen over het ontslag van werknemers of andere vragen over arbeidsrecht. Zoekt u juridisch advies in een geschil met een werknemer of wilt u laten toetsen of uw arbeidsovereenkomsten aan de wettelijke vereisten voldoen? Onze specialisten arbeidsrecht en ontslag zijn u graag van dienst! Neem contact met ons op: