Reinier adviseert nationale en internationale bedrijven
reinier.russell@russell.nl +31 20 301 55 55Jesper is advocaat corporate litigation en governance
jesper.nooij@russell.nl +31 20 301 55 55Het besturen van een non-profitorganisatie vraagt niet alleen om idealisme en inzet, maar ook om verstandig omgaan met de juridische mogelijkheden en risico’s. Dat maakt het goede doel toekomstbestendig. Wat zijn belangrijke onderwerpen die goed geregeld moeten worden?
Non‑profitorganisaties – waaronder stichtingen en verenigingen – opereren vaak met idealisme, passie en maatschappelijke impact. Om duurzaam te kunnen opereren, groeien en verantwoording af te leggen is een goede juridische basis cruciaal. Zonder heldere governance, transparantie en heldere contracten kunnen zelfs niet-commerciële organisaties kwetsbaar zijn. In deze blog behandelen we vijf risico’s waar non-profits rekening mee moeten houden, en geven we praktische aanbevelingen om deze risico’s proactief te minimaliseren.
Een non-profitorganisatie ontstaat vanuit het verlangen een bijdrage aan de maatschappij te leveren. Deze bijdrage kan op vele manieren worden ingevuld, bijvoorbeeld door geld in te zamelen of te doneren, maar ook door de wijk in te gaan en mensen concreet te helpen. Om haar doel te kunnen bereiken moet een non-profit de meest geschikte rechtsvorm kiezen. De oprichters hebben namelijk de keuze tussen een stichting of vereniging. Deze keuze bepaalt niet alleen de structuur van de non-profit, maar ook hoe zeggenschap en aansprakelijkheid zijn geregeld.
De vereniging is een organisatie van leden. Zij kan zowel met als zonder rechtspersoonlijkheid bestaan. De vereniging heeft twee belangrijke organen, het bestuur en de algemene ledenvergadering. De laatstgenoemde benoemt het bestuur en kan statuten wijzigen. Verenigingen worden veelal gebruikt voor belangenorganisaties, sportclubs of community-initiatieven. Een vereniging mag geen winst uitkeren, maar mag de winst wel besteden ten behoeve van haar activiteiten.
Verreweg de meeste non-profitorganisaties hebben de rechtsvorm van de stichting. De stichting is een rechtspersoon, waarbij de oprichters veel vrijheid hebben om de stichting naar hun wensen in te richten. De stichting heeft geen leden en in principe is een bestuur het enige orgaan van de stichting. Het bestuur heeft dus veel macht binnen de stichting. Het is wel mogelijk om andere organen, zoals een raad van toezicht of raad van advies, toe te voegen aan de stichting. Deze andere organen kunnen dan het recht krijgen bestuurders te benoemen of belangrijke besluiten goed te keuren.
De stichting is bij uitstek geschikt voor fondsenwerving, vermogensbeheer en filantropie. Bij de invoering van de wetgeving omtrent de stichting, werd de stichting beschreven als doelvermogen: vermogen dat moet worden aangewend om een bepaald doel te bereiken. Dit heeft er ook toe geleid dat in de wet is opgenomen dat stichtingen geen winst mogen uitkeren aan bestuurders, oprichters of medewerkers. Een stichting mag daarentegen wel winst maken, maar die winst dient zij vervolgens aan haar doel te besteden.
Van belang is dus om vooraf goed te kijken naar de activiteiten die de instelling gaat uitvoeren en welke vorm daar het beste bij past. Ook kan al worden nagedacht over welke inrichting van de organisatie gewenst wordt, omdat de rechtsvorm daar veelal ondergeschikt aan zal zijn.
Non-profits leunen sterk gedreven op vrijwilligers, wat een goede governancestructuur alleen maar belangrijker maakt. In een stichting bestaat vaak enkel het bestuur. Het is daarom van belang vast te leggen wie het bestuur benoemt en ontslaat. Dit kan het bestuur zelf zijn, maar ook een ander orgaan. Daarnaast is het van belang in een bestuursreglement taken, verantwoordelijkheden en termijnen van de bestuurders vast te leggen. Hoe lang mag een bestuurder aanblijven en welke taken/verantwoordelijkheden hebben de verschillende bestuurders.
Door direct bij oprichting duidelijke regels op te stellen kunnen toekomstige problemen worden voorkomen. Daarbij is transparantie cruciaal. Non-profitinstellingen zijn veelal afhankelijk van subsidies en donaties. Wanneer zij geld geven, verwachten mensen dat de inrichting van de organisatie goed is geregeld, zodat het geld ook op de juiste wijze wordt besteed en niet aan de spreekwoordelijke strijkstok blijft hangen. Investeer daarom bij oprichting direct in een goede structuur, zodat vervolgens grotendeels kan worden gefocust op het bereiken van het doel.
Non-profits verzamelen vaak persoonsgegevens van donateurs, vrijwilligers en partners om hun doelen te kunnen bereiken. Zij moeten daarom de geldende privacywetgeving naleven. Het niet naleven van de privacywetgeving (AVG) kan leiden tot boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen. Dit komt het nastreven van het doel natuurlijk niet ten goede. Om te voorkomen dat de instelling problemen krijgt als gevolg van het niet naleven van privacywetgeving, is het belangrijk om enkele belangrijke documenten/verklaringen op te stellen.
Allereerst zal de instelling een goede privacyverklaring moeten opstellen. Dit is een document waarin staat vermeld welke gegevens worden verzameld en waarom deze gegevens worden verzameld. Ook wordt in de privacyverklaring uitgelegd hoe lang de verzamelde gegevens worden bewaard en wie toegang heeft tot de gegevens.
Verder moet goed worden gekeken naar verwerkersovereenkomsten. Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen twee partijen, de organisatie die persoonsgegevens verzamelt (verantwoordelijke) en een bedrijf dat deze gegevens verwerkt in opdracht van die organisatie (de verwerker). Denk bijvoorbeeld aan een school die een softwarebedrijf inschakelt om leerlinggegevens te beheren. In een verwerkersovereenkomst staat onder andere:
Daarnaast is het aan te raden ook enkele niet-juridische punten te regelen, zoals goede beveiligingsmaatregelen en toegangsbeperkingen. Door de gegevens goed te beveiligen en goede back-ups te maken, wordt voorkomen dat gegevens gemakkelijk op straat komen te liggen. Daarnaast stelt dit de instelling in staat de rechten van betrokkenen na te leven; donateurs en vrijwilligers moeten na het indienen van een verzoek eenvoudig toegang kunnen krijgen tot hun gegevens of deze kunnen laten verwijderen. Onder toekomstige wetgeving (de Wet transparantie en tegengaan ondermijning door maatschappelijke organisaties (Wtmo)) zullen non-profitinstellingen namelijk verplicht zijn om gegevens van donateurs te bewaren.
Non-profits werken met veel verschillende actoren: vrijwilligers, donateurs, maatschappelijke partners of overheden. Van belang is daarom om goed vast te leggen wie wat doet en wie daar de verantwoordelijkheid voor draagt. Immers, elk contact brengt risico’s met zich mee. Belangrijke afspraken om vast te leggen in contracten zijn:
Verder is het aan te raden voor de bestuurders van een instelling een verzekering af te sluiten. De bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (ook wel D&O-verzekering (Directors & Officers) genoemd) kan bestuurders beschermen tegen persoonlijke aansprakelijkheid. Als een bestuurder aansprakelijk wordt gesteld, worden de (juridische) kosten die een bestuurder maakt door de verzekeraar vergoed. Hiermee wordt voorkomen dat bestuurders privé aansprakelijk zijn bij mismanagement of in het geval de non-profit haar contracten niet nakomt. Uiteraard geldt dat in geval van fraude of bedrog geen aanspraak kan worden gemaakt onder de verzekering.
Voor het bereiken van de doelstellingen zullen non-profitorganisaties geld nodig hebben. Veel geld zal afkomstig zijn van donateurs of subsidies van de overheid of andere goede doelen. Deze geldstromen vragen om extra aandacht van de instelling, in het bijzonder door de strenge anti-witwaswetgeving en de Wtmo. Banken, de overheid en donateurs kunnen de organisatie verzoeken om inzicht te verlenen in haar geldstromen.
Om aan deze verzoeken te kunnen voldoen, is financiële verslaglegging van essentieel belang. Instellingen moeten daarom transparante jaarrekeningen en rapportages voor donateurs maken. Voor verkrijging van de ANBI-status, is dit zelfs een voorwaarde, terwijl de Wtmo verplicht om financiële stukken in het handelsregister te deponeren.
Verder kan een instelling commerciële activiteiten ontplooien om voldoende middelen binnen te krijgen. Hierbij moet wel worden opgelet: de grens tussen non-profit en commerciële onderneming (te commerciële activiteiten) is een grijs gebied. Als de organisaties deze grens opzoekt en zelfs overschrijdt kan dit impact hebben op de belastingpositie en leiden tot het verlies van de ANBI-status.
Voor non-profitorganisaties zijn juridische structuren geen “nice-to-have”, maar essentieel voor stabiliteit, vertrouwen en groei. Een goede juridische basis – met de juiste rechtsvorm, heldere governance, robuuste contracten en transparante financiële processen – maakt het verschil tussen een missie die stroef groeit en een organisatie die professioneel, weerbaar en maatschappelijk geloofwaardig is. Goed doen moet je goed doen.
Russell Advocaten heeft veel ervaring in het bijstaan van non-profitorganisaties. Wij helpen stichtingen en verenigingen bij het opzetten van een solide juridische basis: van statuten tot contracten, van bestuursstructuur tot financiële compliance. Wilt u meer weten over onze diensten voor non-profits of zoekt u juridisch advies en bijstand voor uw organisatie? Neem contact met ons op:
Een earn-out bij een bedrijfsovername biedt kansen en risico’s. De voormalige directeur-grootaandeelhouder (DGA) blijft betrokken bij de onderneming en een deel van de koopprijs blijft afhankelijk van toekomstige prestaties. Welke aspecten zijn hierbij van belang?
Veel bedrijven hebben geen ondernemingsraad, terwijl dat wel zou moeten. Wanneer is het instellen daarvan verplicht? Welke voordelen heeft een OR? Wat zijn de gevolgen als uw bedrijf geen ondernemingsraad heeft?
Een duurovereenkomst kan in principe altijd worden opgezegd, ook als daarover geen afspraken zijn gemaakt. Maar dat kan niet zomaar. Waar moet u rekening mee houden bij de opzegging? En hoe zit het als u af wilt wijken van de gemaakte afspraken over opzegging van de overeenkomst?
Als een contract is beëindigd, kunnen er nog steeds verplichtingen zijn die u wilt dat je contractpartner nakomt, zoals garanties of vertrouwelijkheid. U kunt dit regelen door middel van “survival clauses”, bepalingen die het einde van het contract overleven. Waar moet u op letten bij het opnemen van dergelijke clausules?
Een statutair bestuurder wordt benoemd door middel van een benoemingsbesluit van het bevoegd orgaan. Wat zijn de gevolgen wanneer dit besluit niet is vastgelegd?
De franchiseovereenkomst en de distributieovereenkomst lijken veel op elkaar, maar er zijn ook belangrijke verschillen. Welke gevolgen heeft het als u een franchiseovereenkomst sluit, terwijl dit eigenlijk een distributieovereenkomst is of omgekeerd? Hoe kunt u dit misverstand voorkomen?
