Nieuws, Blog en Publicaties

2020: inschrijving in UBO-register verplicht

  English version

Op 27 september 2020 zal het UBO-register in gebruik worden genomen. Rechtspersonen moeten in het Handelsregister inschrijven welke natuurlijke persoon uiteindelijk belanghebbende is. Het register is openbaar toegankelijk. De privacy van UBO’s wordt echter gewaarborgd, doordat niet iedereen alle gegevens kan inzien. Waar moeten bedrijven en UBO’s bij de inschrijving op letten?
 

UBO-register: inschrijving

Eerder hebben wij u geïnformeerd over de introductie van een UBO-register en het wetsvoorstel waarin is vastgelegd wie UBO (Ultimate Beneficial Owner of uiteindelijk belanghebbende) is, welke gegevens van de UBO moeten worden ingeschreven en welke gegevens openbaar worden. Vanaf 27 september 2020 zal het UBO-register in gebruik worden genomen. Inschrijvingsplichtig zijn bv’s, nv’s, cv’s, personenvennootschappen, stichtingen en verenigingen die in Nederland zijn gevestigd of toebehoren aan een buitenlandse vennootschap met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland. Er wordt onderscheid gemaakt tussen nieuwe en bestaande rechtspersonen:

Nieuwe rechtspersonen die vanaf 27 september 2020 worden opgericht, zullen meteen hun UBO moeten inschrijven. Het wordt een verplicht onderdeel voor het verkrijgen van een KvK-nummer. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden.

Bestaande rechtspersonen die vóór de invoering van het UBO-register al zijn opgericht, ontvangen een brief van de Kamer van Koophandel met het verzoek om hun UBO’s op te geven. Inschrijving van UBO’s kan vanaf 27 september 2020 online, via een formulier (post) of via de notaris. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Bestaande rechtspersonen moeten voor 27 maart 2022 de inschrijving gedaan hebben. De verantwoordelijkheid hiertoe komt toe aan degene aan wie de onderneming toebehoort. Voldoen rechtspersonen niet tijdig aan deze verplichtingen, dan kunnen bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties worden opgelegd.
 

Pseudo-UBO

Er moet altijd een UBO worden opgegeven. Indien het niet mogelijk blijkt om een UBO aan te wijzen, dan dient het hoger leidinggevend personeel van de entiteit als pseudo-UBO te worden aangewezen en geregistreerd.
 

UBO-register: privacy

In het UBO-register worden diverse privacygevoelige persoonsgegevens van de UBO opgenomen. Om die reden zijn verschillende maatregelen genomen om de privacy van UBO’s meer te waarborgen. Zo wordt het UBO-register slechts gedeeltelijk openbaar toegankelijk: niet iedereen heeft toegang tot alle gegevens. Alleen Fiscale Inlichtingen Eenheden (FIE’s) en geautoriseerde overheden – met geheimhoudingsplicht - krijgen toegang tot àlle UBO-gegevens. Voor anderen zijn uitsluitend de voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, woonland, nationaliteit en aard en omvang van het gehouden economisch belang zichtbaar.

In uitzonderlijke gevallen kunnen de openbare UBO-gegevens op verzoek van de UBO geheel of gedeeltelijk worden afgeschermd van inzage (behalve voor FIE’s, geautoriseerde overheden, financiële instellingen of notarissen). De aard en omvang van het gehouden economisch belang blijft zichtbaar.

Wie gegevens in het UBO-register wil raadplegen, zal zich bij de Kamer van Koophandel moeten registreren. Daarbij vindt een identiteitscontrole van de verzoeker plaats. Daarnaast kan de UBO op zijn verzoek inzicht krijgen in het aantal keer dat zijn gegevens zijn verstrekt aan anderen dan FIE’s en geautoriseerde overheden.
 

Meer informatie?

Heeft u vragen over het UBO-register? Wilt u weten welke gegevens van uw UBO mogen worden verlangd? Of wilt u dat wij een verzoek om uw gegevens af te schermen voor u opstellen? De specialisten van Russell Advocaten zijn u graag van dienst. Neem contact met ons op: