Goed bestuur: Is de rechtspersoon aansprakelijk of de bestuurders?

Een rechtspersoon kan in het maatschappelijk verkeer alleen handelen wanneer zij wordt vertegenwoordigd door natuurlijke personen. In de regel zijn dit het bestuur of bestuurder(s). Hoe kunt u weten wie vertegenwoordigingsbevoegd zijn en wat kunt u doen wanneer bestuurders onbevoegd een rechtspersoon vertegenwoordigen?

Met vertegenwoordiging is het toerekenen van rechtshandelingen aan de rechtspersoon (NV, BV, Vereniging, Stichting) die gevolgen hebben ten aanzien van de externe rechtsbetrekkingen. Hierbij valt te denken aan het sluiten van contracten, het plaatsen van orders en het verrichten van bancaire zaken. De hoofdregel in de wet is dat de rechtspersoon wordt vertegenwoordigd door het bestuur.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid kan ook aan anderen dan bestuurders toekomen. Dit onderwerp zullen wij in een volgende nieuwsflits behandelen.

Bestuur of bestuurder(s) bevoegd?

De statuten van de NV, BV, Vereniging of Stichting kunnen het bestuur de bevoegdheid tot vertegenwoordiging niet ontnemen. Wel kunnen de statuten de bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen aan een of meer bepaalde bestuurders. Ook is het mogelijk dat de bestuurders slechts gezamenlijk met een of meerdere niet-bestuurders bevoegd zijn tot vertegenwoordiging. In de praktijk zijn onder andere de volgende constructies (bijv. één-of-meer-handtekeningen-clausules) gebruikelijk:

• Bestuurder A is bevoegd.
• Bestuurders A en zijn ieder afzonderlijk bevoegd.
• Bestuurders A en B zijn gezamenlijk bevoegd.
• Bestuurder A is samen met bestuurder B en bestuurder C gezamenlijk bevoegd.
• Bestuurder A is samen met bestuurder B en/of bestuurder C gezamenlijk bevoegd.

Onbeperkt en onvoorwaardelijk

De vertegenwoordigingsbevoegdheid die aan het bestuur of bestuurder(s) toekomt is onbeperkt en onvoorwaardelijk, tenzij de wet anders bepaalt. Met onbeperkt is bedoeld dat de bevoegdheid tot vertegenwoordiging niet kan worden beperkt tot het verrichten van bepaalde rechtshandelingen of tot rechtshandelingen die een bepaald bedrag niet overschrijden. Met onvoorwaardelijk wordt tot uitdrukking gebracht dat de bevoegdheid niet afhankelijk kan worden gesteld van een daaraan voorafgaand geldig besluit.

Interne regeling en instructie

De statuten van de rechtspersoon kunnen – ondanks dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid onbeperkt en onvoorwaardelijk is – wel beperkingen of voorwaarden aan de vertegenwoordiging stellen (zogenaamde interne regelingen). Voorbeelden daarvan zijn de beperking tot het aangaan van transacties met een waarde van maximaal EUR 50.000,- of de voorwaarde dat voor bepaalde handelingen de goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering is vereist.

Deze beperkingen en voorwaarden gelden slechts als een interne instructie voor het bestuur. Handelt een vertegenwoordigingsbevoegde bestuurder in strijd met een interne statutaire beperking of voorwaarde dan is de rechtspersoon in beginsel toch gebonden, maar kan de bestuurder (intern) aansprakelijk worden gehouden door de rechtspersoon voor de daardoor geleden schade.

Wettelijke beperkingen

Uitzonderingen op de onbeperkte en onvoorwaardelijke vertegenwoordigingsbevoegd zijn slechts mogelijk voor zover deze uit de wet voortvloeien. De belangrijkste uitzonderingen zijn:

• De reeds genoemde (één-of-meer-handtekeningen-clausule) beperkingen.
• Het bestuur van de NV mag zonder goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering de bij oprichting voorgeschreven waarborgen voor het ingebrachte kapitaal (EUR 45.000,-) niet ontnemen (art. 2:94c BW).
• Een NV kan slechts eigen aandelen verkrijgen (opkopen) als het bestuur daartoe door de aandeelhoudersvergadering is gemachtigd (art. 2:98 BW).

Inschrijven in het handelsregister

Alleen de rechtspersoon kan een beroep doen op een wettelijk toegelaten beperking. Daarvoor is het wel vereist dat de beperking in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is ingeschreven. In een zodanig geval kan de wederpartij een uittreksel opvragen waaruit kan blijken of degene waarmee hij zaken wenst te doen vertegenwoordigingsbevoegd is.

Actie

• Bent u bestuurder van een rechtspersoon? Stel vast of u vertegenwoordigingsbevoegd bent en of er interne statutaire voorschriften gelden.
• Bent u voornemens om te contracteren met een rechtspersoon? Controleer dan, voordat u zaken doet, in het handelsregister wie tot welke handelingen bevoegd is.
• Koopt een vertegenwoordigingsonbevoegde bestuurder een partij goederen? Laat u adviseren of de rechtspersoon gebonden is aan de transactie.

Meer informatie

Russell Advocaten adviseert u graag bij het inrichten van de rechtspersoon, het opstellen van statuten, de inschrijving in het handelsregister, de beoordeling of u gebonden bent aan een overeenkomst en de aansprakelijkheidsstelling voor de bestuurder die in strijd handelt met een interne instructie. U kunt contact opnemen met:
mr. drs. Reinier W.L. Russell (reinier.russell@russell.nl).