Kun je statutair bestuurder zijn zonder een benoemingsbesluit?

De benoeming van een statutair bestuurder is vormvrij en kan dus ook mondeling gebeuren. Toch is het verstandig dit besluit schriftelijk vast te leggen, omdat anders bij het ontslag van de bestuurder onduidelijkheid kan ontstaan en u mogelijk een kostbare juridische procedure moet voeren.

De statutair bestuurder

Een statutair bestuurder wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA), de raad van commissarissen, of een ander orgaan dat volgens de statuten daartoe bevoegd is. De wet schrijft geen specifieke vorm voor: een schriftelijk benoemingsbesluit is niet verplicht, tenzij de statuten anders bepalen. Toch is het sterk aan te raden.

Vaak heeft een statutair bestuurder ook een arbeidsovereenkomst met de vennootschap, maar dat is geen vereiste. Een groot verschil met een ‘gewone’ werknemer is dat een statutair bestuurder zonder tussenkomst van het UWV of de kantonrechter ontslagen kan worden. Het is daarom belangrijk dat de vennootschap kan bewijzen dat een directeur statutair bestuurder is door middel van een benoemingsbesluit en dat de directeur deze benoeming ook heeft aanvaard.

Geen benoemingsbesluit, toch statutair bestuurder?

Wat zijn de gevolgen wanneer de benoeming van de statutair bestuurder niet (goed) schriftelijk is vastgelegd? In zowel een recente zaak bij de kantonrechter te Apeldoorn als een wat oudere uitspraak van de rechtbank Den Haag draaide het precies om deze vraag. In beide zaken stelde de directeur dat hij géén statutair bestuurder was, maar slechts een titulair bestuurder, en dat hij dus aanspraak had op ontslagbescherming zoals bij gewone werknemers. In de Haagse zaak vorderde de bestuurder daarom vernietiging van het ontslag en anders een billijke vergoeding, terwijl in de Gelderse zaak de bestuurder meteen een billijke vergoeding eiste. Volgens deze directeur had de werkgever eerst een ontslagvergunning moeten aanvragen bij het UWV.

In beide zaken stelde de werkgever dat de directeur wél statutair bestuurder was, maar kon geen formeel benoemingsbesluit overleggen. Zoals eerder vermeld, is een besluit tot benoeming van een statutair bestuurder vormvrij. Er geldt geen wettelijke verplichting tot schriftelijke vastlegging, zolang maar duidelijk is dat het bevoegde orgaan het besluit heeft genomen. Hoe wist de werkgever in beide zaken dit te bewijzen?

In de Apeldoornse zaak was de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) het bevoegde orgaan. De vennootschap legde als bewijs een zogenoemde ‘letter of appointment for directors’ over, waarin stond dat de AvA het bedrijf autoriseerde om de directeur als “Director” te benoemen. Hoewel dit document geen ingangsdatum van de benoeming bevatte en er ook geen notulen van de aandeelhoudersvergadering beschikbaar waren, waren er voldoende aanwijzingen dat de benoeming ook daadwerkelijk had plaatsgevonden:

• De bestuurder is door het bedrijf ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• De directeur heeft aan deze inschrijving ook zelf meegewerkt.
• Daarnaast voerde de directeur werkzaamheden uit die passen bij de verantwoordelijkheden van een statutair bestuurder, hoewel deze slechts een deel van zijn werkzaamheden omvatten. Zijn rol ging daarmee duidelijk verder dan die van een titulair bestuurder.

De rechtbank concludeerde dan ook dat, ondanks het ontbreken van een formeel schriftelijk benoemingsbesluit, voldoende aannemelijk was dat de directeur statutair bestuurder was. En dat betekende in dit geval dat de zaak niet door de kantonrechter, maar door de rechter voor handelszaken behandeld diende te worden.

In de Haagse zaak kon de werkgever geen aandeelhoudersbesluit overleggen en ook geen andere stukken waaruit bleek dat men de directeur als statutair bestuurder had willen benoemen. Toch slaagde ook in dit geval de werkgever erin te bewijzen dat de directeur statutair en niet alleen titulair bestuurder was:

• De werknemer is als statutair bestuurder ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Het formulier van inschrijving van de bestuurder in het handelsregister is niet alleen door een oud-bestuurder van de werkgever ondertekend maar ook door de werknemer. Dat tevens was aangekruist dat het niet ging om een statutaire functie, verandert er niets aan dat de inschrijving alleen die van statutair bestuurder kan zijn.
• De werknemer heeft zich ten opzichte van derden als statutair bestuurder gedragen door uitdrukkelijk aan te geven dat hij volledig bevoegd was de BV te vertegenwoordigen.

De tegenargumenten van de werknemer konden de rechtbank niet overtuigen. Dat de werknemer op het moment van de inschrijving in het Handelsregister slechts een deeltijdcontract voor bepaalde tijd had, sloot de benoeming tot statutair bestuurder niet uit. Er is immers geen directe band tussen de aard en omvang van de arbeidsverhouding van de (statutair) bestuurder en de benoeming tot bestuurder. Bovendien kan iemand bestuurder zijn van een rechtspersoon ook al is er geen arbeidsovereenkomst.

Uit beide zaken blijkt dat het ontbreken van een schriftelijk benoemingsbesluit dus niet direct fataal hoeft te zijn, maar het bemoeilijkt het juridische proces wel aanzienlijk. Als eenmaal vaststaat dat iemand statutair bestuurder is, kan deze immers worden ontslagen door een eenvoudig besluit van de AvA, zonder dat tussenkomst van het UWV of de kantonrechter nodig is. Moet het geschil toch worden voorgelegd aan de rechter, dan is het van groot belang om al meteen duidelijkheid te hebben of iemand statutair bestuurder is. In dat geval is de kantonrechter namelijk niet bevoegd om over het geschil over het ontslag te oordelen en moet een andere afdeling van de rechtbank de zaak behandelen.

Ons advies

Om ingewikkelde juridische procedures te voorkomen, is het verstandig ervoor te zorgen dat u de feitelijke én gewenste situatie vastlegt. Wanneer een directeur in de praktijk als statutair bestuurder optreedt, behoort u deze ook als zodanig te benoemen. Niet alleen dient u het benoemingsbesluit op schrift te stellen, ook moet u de statutair bestuurder in het Handelsregister inschrijven. Zo voorkomen zowel de vennootschap als de bestuurder onaangename verrassingen bij het ontslag van de bestuurder.

Advocaat arbeidsrecht en ontslag

Wilt u advies over de voor- en nadelen van de benoeming van een directeur als statutair bestuurder? Of heeft u vragen over de arbeidsrechtelijke of vennootschapsrechtelijke positie van de statutair bestuurder? Neem dan contact met ons op: