Verbetertraject (PIP) voor een disfunctionerende werknemer

Een werknemer die niet goed presteert mag ontslagen worden. Maar dan moet deze wel eerst de kans hebben gekregen om het functioneren te verbeteren door middel van een verbetertraject of PIP. Aan welke eisen moet zo’n traject voldoen?

Een werknemer presteert niet naar uw verwachtingen. Mogelijk heeft u dit al eerder aangekaart, maar zonder het gewenste resultaat. Dat is vervelend. Niet alleen voor de samenwerking met collega’s, maar ook voor de voortgang van het werk en de efficiëntie van de organisatie. Wat kunt u als werkgever in zo’n situatie doen?

Disfunctioneren

Disfunctioneren vormt in het Nederlandse arbeidsrecht een redelijke grond voor ontslag. Voordat u als werkgever daadwerkelijk tot ontslag kunt overgaan, moet echter aan strikte voorwaarden worden voldaan. De werkgever moet kunnen aantonen dat:

• de werknemer tijdig en duidelijk op de hoogte is gesteld van het disfunctioneren;
• de werknemer voldoende gelegenheid heeft gekregen om het functioneren te verbeteren (meestal via een verbetertraject);
• het disfunctioneren niet het gevolg is van ziekte of een gebrek van de werknemer;
• het disfunctioneren niet te wijten is aan onvoldoende scholing of onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden door de werkgever;
• herplaatsing binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk is in een andere passende functie.

In deze blog gaan we dieper in op het verbetertraject. Dit traject is namelijk niet alleen bedoeld om een werknemer te ondersteunen bij het verbeteren van het functioneren, maar is in de praktijk ook een (bijna) verplichte stap voordat een werkgever kan overgaan tot ontslag wegens disfunctioneren.

Eisen aan een verbetertraject

Een verbetertraject wordt in het Engels een performance improvement plan genoemd en staat ook wel bekend als een PIP.

De Hoge Raad heeft bepaald dat een werkgever, mede gelet op de eisen van goed werkgeverschap, de werknemer een serieuze en reële kans tot verbetering moet bieden. Welke hulp, ondersteuning en begeleiding van de werkgever mag worden verwacht, hangt af van de omstandigheden van het geval. Daarbij spelen onder meer de volgende factoren een rol:

• de aard en het niveau van de functie;
• de opleiding en ervaring van de werknemer;
• de aard en ernst van het disfunctioneren;
• de duur van het dienstverband;
• de inspanningen die al eerder zijn geleverd;
• de mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek en zich actief inzet voor verbetering.

Wat betekent dit concreet?

Bij een zorgvuldig verbetertraject zijn in ieder geval de volgende stappen gezet:

• Stel een schriftelijk verbeterplan op.
• Breng de oorzaak van het disfunctioneren duidelijk in kaart.
• Stel een realistische termijn voor verbetering vast. Bij een lang dienstverband kan dit bijvoorbeeld een periode van zes maanden zijn. In de praktijk ligt een verbetertraject meestal tussen de drie en zes maanden, afhankelijk van de functie en de duur van het dienstverband.
• Formuleer concrete, haalbare en functiegerichte doelstellingen die de werknemer moet realiseren. Leg hierbij duidelijk vast welk niveau van functioneren van de werknemer wordt verwacht.
• Evalueer regelmatig de voortgang, bespreek de tussenstand met de werknemer en leg deze evaluaties schriftelijk vast (dossieropbouw).
• Bied voldoende actieve begeleiding en ondersteuning. Denk hierbij aan coaching, training, cursussen of andere vormen van scholing. Vraag de werknemer ook expliciet waarbij deze ondersteuning nodig heeft.

Doel PIP en transparantie consequenties

Het doel van een PIP is in de eerste plaats verbetering van het functioneren, niet direct ontslag. Goede begeleiding, regelmatige evaluaties en zorgvuldige dossieropbouw zijn essentieel, zowel voor de werknemer als ter beperking van juridische risico’s voor de werkgever.

Zorg er daarnaast voor dat de werknemer zijn visie en reactie schriftelijk kan vastleggen, bijvoorbeeld naar aanleiding van tussentijdse evaluaties binnen het verbetertraject.

Tot slot is transparantie cruciaal. Wees duidelijk over de mogelijke consequenties van het niet behalen van de doelstellingen uit het verbeterplan. Maak expliciet dat het onvoldoende verbeteren van het functioneren serieuze gevolgen kan hebben voor het dienstverband. Door open en eerlijk te communiceren, weten beide partijen waar zij aan toe zijn.

Advocaat arbeidsrecht

Wilt u meer weten over het verbetertraject bij een onderpresterende werknemer, of heeft u hulp nodig bij het opstellen van een PIP? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u hier graag bij.