Download nieuwsflits (PDF)

Bezwaarschriften tegen besluiten van een overheidsorgaan kunnen niet per e-mail worden ingediend, tenzij het bestuursorgaan de elektronische weg nadrukkelijk heeft opengesteld.

Inleiding
E-mail is een niet meer weg te denken vorm van communicatie, ook in het rechtsverkeer. Overeenkomsten worden gesloten per e-mail, algemene voorwaarden worden digitaal ter hand gesteld en ontwerp bestemmingsplannen worden digitaal ‘ter inzage gelegd’. Deze digitalisering geldt echter (nog) niet voor alle juridische geschriften. Bezwaarschriften gericht tegen overheidsbesluiten vormen bijvoorbeeld een uitzondering. Recente jurisprudentie bevestigt dat bezwaarschriften niet per e-mail kunnen worden ingediend, tenzij het bestuursorgaan deze manier van bezwaar maken uitdrukkelijk heeft toegestaan.

Bezwaar per e-mail
In het betreffende geval heeft een aanvrager van een bouwvergunning nadat die aanvraag was afgewezen, bij het bestuurssecretariaat geïnformeerd of hij een bezwaarschrift per e-mail kon indienen. Na een bevestigend antwoord en ontvangst van het betreffende e-mailadres, heeft de aanvrager dan ook per e-mail (en tijdig) bezwaar gemaakt tegen de weigering van de bouwvergunning. Het bestuurssecretariaat heeft de ontvangst van het bezwaarschrift dezelfde dag per e-mail bevestigd.

Op de laatste dag van de bezwaartermijn heeft het bestuursorgaan per brief en e-mail aan de aanvrager bericht dat bij het bestuursorgaan geen bezwaarschriften per e-mail kunnen worden ingediend. Twee dagen later – dus te laat – heeft de aanvrager het bezwaarschrift alsnog per brief bij het bestuursorgaan (aan de balie) afgegeven. Het bestuursorgaan heeft de aanvrager niet-ontvankelijk verklaard omdat het bezwaar niet tijdig schriftelijk was ingediend.

De aanvrager is hierop in beroep gegaan bij de rechtbank. Deze heeft geoordeeld dat het bezwaarschrift dat per e?mail was ingediend, inderdaad niet als (schriftelijk) bezwaarschrift kan worden aangemerkt, omdat het bestuursorgaan niet had aangegeven dat bezwaar kon worden gemaakt met een e-mail. Daaraan doet volgens de rechtbank niet af dat het e-mailbericht kan worden geprint en/of dat het – mogelijk onbevoegde – bestuurssecretariaat (ten onrechte) heeft medegedeeld dat bezwaar per e-mail wel mogelijk was. Een mogelijkheid om digitaal bezwaar te maken, kan (wel) blijken uit de vermelding van die mogelijkheid in de rechtsmiddelenclausule onder het besluit.

Gelet op de specifieke omstandigheden van dit geval oordeelde de rechtbank echter wel dat de te late indiening van het alsnog schriftelijk ingediende bezwaar niet aan de aanvrager valt te verwijten zodat het bezwaarschrift alsnog ontvankelijk is.

Conclusie
Tenzij nadrukkelijk anders is aangegeven, zal per brief met bestuursorganen moeten worden gecommuniceerd. Bestuursorganen bieden maar weinig ruimte voor digitaal berichtenverkeer vanwege de veiligheidsrisico’s (denk aan het Diginotardebacle), de moeilijkheden omtrent het identificeren van de verzender en omdat e-mails niet altijd de juiste overheidsinstantie bereiken. Veiligheidshalve adviseren wij dan ook om bezwaarschriften in elk geval tijdig per aangetekende post te versturen. Met het verzend- dan wel ontvangstbewijs kan worden bewezen dat tijdig bezwaar is gemaakt.

Meer informatie
De bestuursrechtspecialisten van Russell Advocaten adviseren al vele jaren ondernemers en zijn u graag van dienst bij het vinden van juridisch verantwoorde oplossingen voor problemen ongeacht de oorzaak. Daarnaast is het in deze tijd ook van belang om ogenschijnlijk minder urgente zaken goed te regelen, zoals intellectuele eigendomsrechten, vergunningen of huurrechtelijke aangelegenheden. Russell Advocaten kan u op al deze gebieden goed adviseren.

Voor vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief kunt u contact opnemen met mr. Ynze Kliphuis (ynze.kliphuis@russell.nl).