Thuiswerken in Nederland: 4 aandachtspunten voor buitenlandse werkgevers

Uw werknemer woont in Nederland en wil thuis gaan werken, terwijl uw bedrijf daar niet gevestigd is. Waar moet u als werkgever op letten voordat u zo’n verzoek gaat inwilligen?

In de huidige samenleving is thuiswerken of werken op afstand vrij gebruikelijk geworden. Het kan dus voorkomen dat u het verzoek krijgt van een werknemer die in Nederland wil gaan thuiswerken, bijvoorbeeld in verband met zieke familieleden, waar de werknemer voor wil zorgen. Maar let op: dit kan onverwachte gevolgen hebben als uw bedrijf niet in Nederland gevestigd is. Moet het Nederlandse arbeidsrecht worden toegepast op de arbeidsovereenkomst? Moet u ineens sociale premies afdragen in Nederland? En hoe zorgt u ervoor dat de werknemer een goede werkplek heeft in Nederland?

1. Vergunning

Als u een werknemer heeft die in Nederland wil gaan thuiswerken, dan dient u rekening te houden met de mogelijkheid dat hiervoor vergunningen nodig kunnen zijn.

Als eerste dient de werknemer te beschikken over een verblijfsrecht in Nederland. Als de werknemer de Nederlandse nationaliteit heeft of de nationaliteit van een EU/EER-lidstaat of Zwitserland, dan is geen verblijfsvergunning nodig en ook geen tewerkstellingsvergunning.

Als de werknemer een andere nationaliteit heeft, dan dient deze vaak wel een verblijfsvergunning aan te vragen, afhankelijk van diens nationaliteit, functie en de duur van het verblijf. Daarnaast dient bezien te worden of het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning ook nodig is. In dat geval is het mogelijk dat u zich in Nederland als werkgever dient te registreren.

2. Toepasselijk arbeidsrecht

Als u een werknemer heeft die in Nederland gaat thuiswerken, kan het Nederlandse arbeidsrecht van toepassing worden op de arbeidsovereenkomst. Het staat de werkgever en werknemer in beginsel vrij om in de arbeidsovereenkomst op te nemen welk recht van toepassing zal zijn, maar dwingende internationale of nationale rechtsregels kunnen deze rechtskeuze geheel of gedeeltelijk buiten werking stellen.

Als u als buitenlandse werkgever bent gevestigd in een EU/EER -lidstaat of Zwitserland en uw werknemer tijdelijk in Nederland gaat thuiswerken, zal in beginsel geen verandering optreden ten aanzien van het toepasselijke arbeidsrecht. Maar als de werknemer structureel gaat werken in Nederland, wordt dit de plaats van waaruit de werknemer zijn arbeid verricht, ‘het gewoonlijk werkland’. Ondanks de rechtskeuze die is gemaakt in de arbeidsovereenkomst, geldt dan op basis van Europese wetgeving dat de werkgever niet mag afwijken van dwingendrechtelijke bepalingen in het Nederlandse arbeidsrecht voor zover deze gunstiger zijn voor de werknemer dan het recht dat op de arbeidsovereenkomst van toepassing is verklaard.

Als u een buitenlandse werkgever bent die niet gevestigd is in een EU/EER-lidstaat of Zwitserland en een van uw werknemers wil thuiswerken in Nederland, dan is het mogelijk dat u zich als werkgever dient te houden aan bepaalde Nederlandse arbeidsrechtelijke bepalingen.

3. Sociale zekerheid

Als u een buitenlandse werkgever bent die gevestigd is in een EU/EER-lidstaat of een land waar Nederland een sociale verzekeringsverdrag mee heeft gesloten, en een werknemer in dienst heeft die tijdelijk in Nederland wil thuiswerken, dan blijft deze werknemer in beginsel sociaal verzekerd in het land waar deze werkte. Hiervoor kunt u als werkgever een A1-verklaring aanvragen bij de instantie in het land waar de sociale premies worden betaald, welke geldt als bewijs dat de premies betaald worden buiten Nederland.

Op basis van Europese wetgeving is een werknemer in beginsel sociaal verzekerd in het land waar deze werkt. Als u een werknemer in dienst heeft die in een andere lidstaat van de EU/EER woont dan waar deze doorgaans werkt en die structureel voor 25% of meer gaat thuiswerken, dan moet u de sociale verzekeringen voor de werknemer echter betalen in het woonland van de werknemer. Is dat in Nederland, dan moet u de sociale premies betalen in Nederland, volgens de Nederlandse regels. In dat geval dient u zich mogelijk in Nederland als werkgever te registreren.

Tijdelijke Europese regeling thuiswerken

Omdat vanwege de coronapandemie veel werknemers zijn gaan thuiswerken in een ander land dan het gewoonlijk werkland is er een tijdelijke regeling ingesteld. Indien werknemers meer dan 25% thuiswerken in een ander land dan het gewoonlijk werkland heeft dit geen gevolg voor de plaats waar de werknemer sociaal verzekerd is. Deze regeling loopt 30 juni 2023 af en daarna zouden de reguliere Europese regels gelden zoals in de alinea hierboven toegelicht.

Aangezien er ook na afloop van de coronacrisis nog veel wordt thuisgewerkt, is er een kaderovereenkomst gemaakt speciaal voor op afstand thuiswerken. Met deze uitzonderingsregeling kunnen werknemers tot 50% van hun tijd vanuit een ander land dan het gewoonlijk werkland thuiswerken zonder dat hun sociale zekerheidspositie verschuift. Deze nieuwe regeling zal per 1 juli 2023 inwerking treden tussen de ondertekenende lidstaten. Voor werknemers die onder deze uitzonderingsregeling willen vallen kunt u als werkgever zo snel mogelijk een A1-verklaring op basis van de kaderovereenkomst aanvragen. Vanaf 1 juli 2023 kunnen de aanvragen worden ingediend.

Werkgevers buiten de EU/EER

Als u een buitenlandse werkgever bent die niet gevestigd is in een EU/EER-lidstaat en een werknemer heeft die wil thuiswerken in Nederland, dan wordt de sociale zekerheidspositie van de werknemer bepaald door gesloten sociale zekerheidsverdragen. Indien geen verdrag is gesloten tussen het gewoonlijk werkland en Nederland, dan wordt op basis van de nationale socialezekerheidswetgeving van het land waar de werknemer gewoonlijk werkt en Nederland, bepaald waar de werknemer sociaal verzekerd dient te zijn. Door de samenloop van sociale zekerheidsstelsels is het mogelijk dat u niet alleen in uw eigen land, maar ook in Nederland sociale premies dient af te dragen.

4. Informatieplicht

Als u een werkgever bent die gevestigd is in een EU/EER-lidstaat of Zwitserland dan geldt de volgende informatieplicht voor u. Als een werknemer langer dan een maand in het buitenland gaat werken, is de werkgever op basis van Europese regelgeving verplicht om aan de werknemer een opgave te verstrekken met daarin informatie over:

• het land waar het werk verricht moet worden en de duur daarvan;
• indien van toepassing, de voordelen in geld of in natura die verbonden zijn aan de werkzaamheid, en;
• de terugkeer en de daarvoor geldende regeling.

Conclusie

Er zitten dus meer haken en ogen aan thuiswerken in Nederland voor een bedrijf uit een ander land dan op het eerste gezicht lijkt. Wij raden werkgevers en werknemers daarom aan om van te voren in kaart te brengen welke gevolgen het thuiswerken van werknemers kan hebben en of er stappen/maatregelen moeten worden genomen om thuiswerken in Nederland mogelijk te maken.

Advocaat arbeidsrecht en expats

Wil een van uw werknemers in Nederland gaan thuiswerken, maar is uw bedrijf in een ander land gevestigd? Wij geven u graag advies over de mogelijkheden en voorwaarden. Ook voor andere vragen over arbeidsrecht en bij een geschil met een werknemer kunt u bij ons terecht. Neem contact met ons op: